CORRESPONDENCIA

Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían, entregan o reciben Conexión o enlace entre varios medios o vías de comunicación

Clasificación de Correspondencia

Estilos de la correspondencia

Existen  tres  estilos  de  correspondencia: estilo semibloque, bloque o bloque extremo. La forma  tradicional  de escribir cartas es en estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda,  es decir, con párrafos sangrados (5 espacios= tabulación)  al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspoNDEncia de carácter oficial

El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda sin sangría o tabulación. puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o  privada.

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias y de acuerdo a su dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

• Por el destino: Públicas y Privadas

• Externas: Son aquellas comunicaciones escritas de carácter formal, que son enviadas a otras empresas o instituciones con finalidad comercial, oficial y social; por lo tanto deben poseer buena presentación y redacción. 
• Internas: Son mensajes escritos de carácter informal que tienen como propósito transmitir una información dentro de la empresa. Tales como los Memorándum, circulares

• Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

• Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo informativo: cartas, tarjetas, postales.

• Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

• Por su tramitación: Postal y Telegráfica

• Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

• Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

• Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

• Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

• Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
• Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

• Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

• Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

• Por su extensión: Largas medianas y cortas

• Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

• Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

• Cortas: Cuando contienen cien palabras

• Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

División de la correspondencia

Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes,industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

Correspondencia Familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.

Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales.

IMPORTANCIA DEL MANEJO DE DOCUMENTOS

Sin un manejo adecuado y eficaz cualquier empresa caería en un total descontrol, la perdida de documentos seria evidente y la falta de tiempo en la búsqueda de estos generaría grandes perdidas tanto financieras como comerciales y hasta legales (pérdida de clientes, documentos legales, etc.) 

El manejo de documentos determina actividades son:

Trámites. El procesamiento de los documentos es delicado y este manejo involucra infraestructura de personal y espacio físico de almacenamiento, por lo que los tiempos de atención se alargan 

Seguridad y confidencialidad. La integridad de los documentos así como su acceso restringido es un punto de suma importancia. 

Velocidad de Acceso. La velocidad con que se pueda acceder a la información, redunda en la respuesta de las instituciones tanto a nivel interno como externo 

Flexibilidad de uso. El poder usar la aplicación dentro de una plataforma flexible, que no ate de manos tanto a los administradores del proceso como a los supervisores tecnológicos. 

estos recursos son esenciales para un buen manejo.

DOCUMENTOS DE OFICINA

Cheque

Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.
Es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.

PAGARÉ

Es un documento que da testimonio de que el firmante esta obligado a pagar una determinada cantidad de dinero en un plazo definido al beneficiado. Es un compromiso escrito que nos ata a cumplir nuestra palabra, por lo que no debemos firmarlo de no estar completamente seguros de que podremos pagar la cantidad establecida en el plazo de tiempo establecido. En algunos países su cultura los obliga pagar sin necesidad de un documento firmado, solo es un trato de palabra y eso es más que suficiente, pues su honor va de por medio.

Circular

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, entre otros. 

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
Membrete y Logotipo: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
Lugar, fecha de emisión.
De: Indicación de quien envía la circular
A: Indicación de a quien se envía.
Cuerpo: El contenido de la misma
Frase de despedida
Nombre, apellido y cargo

Ejemplo

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE OFICINA

 MEMORANDO

El memorando es una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave. 

Características de un memorando 

- Se redacta en tercera persona. 

- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto). 

- Utiliza la construcción positiva. 

- no usa rodeos de palabras. 

- Las oraciones son directas y claras y cortas 

CLASES

Existen dos clases: 

1. Memorando simple. Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se usan dentro de una dependencia y entre dependencias. 

2. Memorando múltiple. Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios.

ELABORACIÓN DE MEMORANDO
LOGOTIPO:
Símbolo que identifica a una empresa.

MEMBRETE:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una empresa natural o jurídica.

MODELO:
Esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

RAZÓN SOCIAL:
Nombre que identifica a una empresa.

REMITENTE:
Nombre y apellido del firmante.

RENGLÓN:
Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

TEXTO:
Cuerpo del mensaje.

ASUNTO:
Síntesis del documento del memorando.

DESPEDIDA:
Palabra o frase final de cortesía.

DESTINATARIO:
Persona a quien va dirigida la comunicación.

ENCABEZADO:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

ENCABEZAMIENTO:
Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.

ESTILO:
Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando.

FECHA:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.

INTERLINEA:
Distancia vertical entre dos reglones. Por extensión se le denomina renglón.

LINEAS ESPACIALES:
Anexos, copia o identificación del transcriptor.

Ejemplo

LA CARTA COMERCIAL

Sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura de la carta comercial

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo de la carta es la parte más importante se compone de:

• La introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. 

Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. 

En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

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Ejemplo

ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS DE LA CORRESPONDENCIA

• SOBRES: Es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para proteger la carta del deterioro y facilitar su trasporte. Por lo general, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás.
• TIPOS DE SOBRES:
  •   Según su transporte:
  Ordinarios o comunes: Son los que se transportan por vía terrestre, marítima o fluvial. Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.

• Según su forma:

Semicuadrados: Son los que tienen las dimensiones casi iguales por todos los lados, permite guardar cartas dobladas en cuatro partes iguales. Rectangulares: Son los sobres que tienen la base las larga que su altura. Permite guardar cartas dobladas en tres partes iguales.
      Según su diseño:

Con ventanilla: Son los que llevan una abertura o ventanilla cubierta con papel transparente, que permite ver los datos del destinatario en la carta. Sin ventanilla: Son los sobres comunes donde se puede escribir los del destinatario.
•      Según su tamaño:
• Normal: Sus dimensiones son 16cm x 9.5cm
• Comercial: Sus dimensiones son 16cm x 12cm o 23.5cm x 12cm
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• PARTES DEL SOBRE
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• ASISTENTE PARA LA ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DE SOBRES DE FORMA MASIVA: Microsoft Word nos brinda una herramienta valiosa para elaborar o imprimir sobres, lo que hace nuestro trabajo más fácil. 
• En general, estas son las características de que ofrece la aplicación:
  1. Configuración del diseño de los sobres: se realiza una sola vez para todos los sobres de la combinación de correspondencia. En el documento principal de sobres también puede configurar cualquier contenido que desee repetir en cada uno de ellos, como un remite, el logotipo de la organización o texto marcador de posición.
  2. Conecta con su respectiva lista de direcciones: Se trata de un archivo que contiene las direcciones que se deben imprimir en los sobres.
  3. Acotar la lista de destinatarios: Si desea generar sobres sólo para determinadas direcciones, puede elegir qué direcciones o registros se deben incluir.
  4. Agrega marcadores de dirección: Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en la lista de direcciones.
  5. Obtener una vista previa del sobre antes de finalizarlo e imprimirlo. 

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